您的这个问题太大了，我选择能够达到美观高效的一般方法回答一下：
word排版格式和编辑手段可以说非常多，但是所有人想要达到的目的，无非是能够快速地编排出一个漂亮的word，下面这些文字就是说明这个的。这是我自己整理的用于单位普及培训的，尽管文字有点多，还是不能够涵盖你的问题，因为你的题目太大了。
1. 如何提高WORD文件编辑效率
微软OFFICE有太多的专业功能用来提高工作效率，要一般用户全部掌握这些专业功能既不可能，也没必要。但在应用频度最高的文字编辑、图表处理工作中使用一些简单有效的OFFICE提供的自动技术，能够大幅度提高工作效率，下面介绍最为常用的一些技巧。
1.1 使用样式
(1) 什么是样式？
样式是WORD中提供的对文本格式的一种特定设置，适用文档中不同用途的设定。
样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着“正文”两个字。点击右侧的向下箭头，会出现“标题1、标题2、标题3……正文”等内容。按住“Shift”键的同时点击向下箭头，会出现更多的样式。
(2) 为什么要使用样式？
使用样式功能可以使文档的创建又好又快，编辑、管理易如反掌（完整第阅读下面的章节才能理解它的好处）。
(3) 如何使用样式？
光标放到文本的段落上（注意：WORD中每打一个回车视为一个段落），点击样式筐中想要设置的样式，则该段落就设置成为相应的样式。
(4) 样式格式设定
默认的样式不一定适合用户需要，打开样式对话筐（从菜单格式/样式打开）按提示可以更改样式格式以符合用户要求。
1.2 样式编号的自动功能
自动功能特别适用于有章节标题的技术、商务文件的编写。
(1) 为什么文章要设章节标题？
因为采用标题结构能够使技术、商务文章层次分明，思路清晰，使文章的逻辑性、条理性更强。通讯报道文学文体不适合本节的功能。
(2) 为什么要使用编号的自动功能？
章节标题、条款编号使用自动功能等于让编号的键入、管理交给计算机完成，省却了人工键入工作的同时，更重要的是WORD自动管理编号，当删除或添加新的标题或条目时，编号自动更新，永无号码差错之虞。
(3) 如何设置标题的自动编号？
新建一个WORD的文档，选择菜单/格式/项目符号和编号/多极符号选项卡，找出“1标题1，1.1标题2，1.1.1标题3”点击确定，则该文档就具备了多极标题的自动功能，按照上节的方法可以改变每个标题样式的格式以适应惠生的规定。
标题的级别对应于文章的结构层次，当在具有自动标题的文档中添加或删除一个标题时，系统会自动更新编号以保持文档编号的连续。
(4) 如何设置条款的自动编号？
光标放到需要被设置的位置，选择菜单格式/项目符号和编号/编号选项卡，选择需要的编号，确定。（提示：这个过程可以录制成宏，只要运行宏就可以完成以上麻烦的操作，宏可以设置成快捷方式，例如alt+D组合键，只要按下这个组合键，光标所在的文本就设置成预定格式了）。
(5) 自动条款编号有什么优点？
具有标题自动编号相同的优点。此外，编号本身无论是a)、b)、c)，还是1)、2)、3)……，由于每个字母或数字占用宽度不同，当手工键入时，会造成上下各行不对齐的现象，影响了文档的美观。采用自动编号功能时，WORD能自动补偿由此带来的差异，使每行缩进尺寸自动对准，整齐美观。
1.3 使用自定义样式
(1) 为什么要使用自定义样式？
在文章的编辑过程中，有时候需要反复进行同一种格式的设定，例如，对所有图表的名称规定为小四号字黑体居中，这时把这种格式自定义为一种样式，每次只要使用该样式即可，避免了每次都进行一系列麻烦的设置工作。
(2) 如何自定义样式？
光标放到文本上，打开样式设置窗口，选择新样式，在弹出的窗口键入希望的名称，如“图表标题”，点击格式按钮，按提示设置即可。
1.4 设定样式的快捷方式
(1) 为什么要使用快捷方式？
虽然1.1节提供了样式设定的正式方式，但是用鼠标点开样式窗口、查找样式点击仍然比较麻烦（Office2003版自动记录用户的每个样式，样式框中通常会有几十个、上百个样式，给选择增加了麻烦，仅在这个功能上不如Office2000版好用）。将常用的样式设置为快捷方式能更方便地进行样式的设定。
注意：标号自动功能+样式的快捷方式的配套使用才能大幅度提高编辑效率（这句活太重要了！是提高文件编辑效率的关键）。
(2) 使用WORD默认快捷键
WORD内置了1~3级标题设定的快捷键，即：ctrl+alt+1、2、3分别能够设置1~3级标题。
(3) 自定义快捷方式
为什么要自定义快捷方式？为了更方便快捷！
WORD内置的快捷方式需3个键，操作时需要两手同时动作，仍然不够方便，自定义方式可以采用两键组合，用一只手（左手）就可完成设置，另一手仍可操作鼠标。设置方法如下：
一、光标放到需要设置的位置；
二、打开样式设置窗口；
三、光标放到该样式上，鼠标右键/修改/格式，点击后按提示设定。注意：在添加到模板的选项上打勾，在其它新建的文档中就可以使用快捷方式了，若不打勾只本文档有效。
(4) 需要设定哪些快捷方式？
答案是：自己喜欢的。
我的意见是：5个级别的标题、常用正文格式、word默认正文格式、图标标题、表格居中。
建议快捷方式依次用alt+1、2、3、4、5设置为1~5级标题，alt+q、z、s、c分别设置为常用正文格式（即首行缩进2字符）默认正文（word默认正文）、图表标题、表格居中。快捷方式设置需要注意的问题是不要与系统占用的快捷键重合。
(5) 快捷方式的使用
当按上述方法设定了快捷方式后，右手控制鼠标（光标定位目标段落），左手按快捷方式，用此方式可以快速完成一篇文档的排版设置。
至此，提高文字编辑效率最简单、也是最基本的方法就交代完了，WORD还有其它提高效率的技术将在以后介绍。
1.5 文章结构
只了解word编辑排版技术是不够的，要想高效率的完成商务、技术类文字工作，还要理解文章结构的概念。
文章结构指的是文章的章节排列组合方案，大型文档通常用来系统地阐述某个课题，按照该课题的内在逻辑可以将文章分成多级文章结构。
章是文章层次的大的划分，是一级结构。
节是章下面的分层结构，节可以嵌套为分节、小节。
款、项的节下面用于列举、枚举的结构。
一般情况下，章节应该有独立的标题，标题下面是正文，正文是标题的展开叙述，标题是正文的内容提纲。
通常文章的标题应从大到小依次排列，这样才能条理清楚，层次分明。
遵循一致的文章结构规则是好的习惯。文章结构层次倒序、统一结构层次有时候用标题，有时候不用标题，有时候正文也冠以标题编号，诸如此类都是不严谨的。
1.6 如何概览、调整文章结构
(1) 为什么要概览、调整文章结构？
电子化时代无须吝惜纸墨，撰写文章时可以反复修改、任意编辑，插入、删除或移动章节内容易如反掌，这就需要经常预览、调整文章结构。
(2) 如何概览整体文章结构？
有3种常用方法：目录、文档结构视图、大纲视图。
(3) 推荐大纲视图
首先应按照本文第4章采用标题和条款的自动编号功能（自动编号的优越性在这里可以充分展现）。
切换到大纲视图（点击左下角的大纲视图图标），选择显示级别，可以方便地预览全文的各级标题。
(4) 如何方便地调整文章结构？
大纲视图下，点击其左边的“+”符号就选种了该标题下的所有内容，然后按住鼠标上下拖动可以把该章节移动到需要的部位。点击删除，该结构单元的内容即全部删除。在标题前面打会车就会自动增加一个相应的新结构单位，以上的操作不需要重新调整章节条款编号。一切由WORD自动管理，不会有差错。
大纲视图也可以用来检查所有标题中存在的问题，如标题级别的设置是否正确、是否使用了标点符号等常见错误。
(5) 使某个结构单元升降级
有时候需要改变某个结构单元的标题级别，只要在大纲视图下显示所有标题级别，把光标放到需要调整的标题级别上，用快捷键重新定义级别即可。
注意：不要选中该标题前面的“+”号再调整，因为那样把该标题下的所有正文文字都设置成为标题样式了。
word正式文件格式：标题必须居中，字号为2号方正小标宋，不需要加粗。如果标题过长可分多行，词句之间必须意思连贯、对称。
正文分为标题和正文：一级标题：如（一、为三号黑体，此标题不用加句号）；二级标题：如（（一）、为三号楷体，同样句末也不用加标点）；三级标题：（1、为三号仿宋，需加粗，不用加标点）；其余标题：如（（1）、①等与正文相同）。
正文：3号仿宋体，段首空两格。页面的边距上：3.7厘米，下：3.4厘米，左：2.8厘米，右2.3厘米。行间距离的固定值一般在28磅左右。
表格：如遇表格类的文件，如果是横排的，单页码必须置于表格的右下角，双页码置于表格的左上角。标题为表格最上面，居中排版，字体为仿宋小四号字体，加粗。其它内容为五号。
页码：A4纸文件的页码需放置在最下面用阿拉伯数字居中显示，选择数字两边有横线的页码（-1-）。一般距离纸张边缘7毫米左右。
落款：落款一般靠右排版，文字大小和正文相同。
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