首先，在我们理解数据恢复软件是如何工作的之前，了解数据存储在电脑硬盘或USB驱动器是如何工作的，以及删除文件是如何工作的是很有用的。这将被简化，使其更容易理解，但大多数系统遵循的东西非常类似于下面的描述。
存储的每个文件都被写入一系列通常由1和0表示的数据块。这些文件以长频带的形式在物理硬盘上写出来，或者存储在固态内存中的SSD或USB驱动器的一系列单个存储单元中。为了快速和高效，计算机会将文件摆放在它能找到的第一个足够大的空白区域。
如果文件比任何一个打开的节大，它可以将文件分割成几个节。然后它会转到磁盘的另一部分，称为FAT或文件分配表，它会告诉计算机文件在磁盘上的存储位置。磁盘的每个扇区都可以反复写入和重写，甚至不需要删除旧数据就可以写入。脂肪使一切井然有序，并防止计算机在当前使用的空间上写入。
这将使您的文件以类似于上面简化的图像的薄带分布在硬盘上。蓝色、绿色、深绿色和红色可能都是存储在磁盘上的不同文件。白色部分表示磁盘上仍可写入的空部分。当计算机需要将数据写入磁盘时，它将该文件的每个1或0放入白色部分。
要读取文件，它将移动到包含绿色文件的轨道，读取所有数据，然后，在文件分配表的指导下，移动到绿色文件所在的下一个轨道，直到读取完整个文件。硬盘以惊人的速度旋转，低至每分钟1200转，高至每分钟15000转或更多。这允许快速读取或写入数据，然而，正如任何保存大文件的人都会告诉你的那样，它似乎仍然需要花费很长时间。
当删除一个文件时，计算机使用这样的事实:磁盘可以被反复写入，而您可以重写现有的数据来加快速度。它不是去擦除文件的每一个1或0，而是转到FAT并删除文件的条目。现在，当计算机寻找空白空间时，文件所在的部分看起来是空的，它被覆盖了。而不是删除整个文件，您只需要删除一小块。格式化磁盘的方式与此相同。在一种格式中，整个磁盘被标记为空闲空间。
数据恢复工作的原因是由于上述文件管理系统。当你删除一个文件时，它可能首先移动到你的操作系统中的“回收站”，然后当回收站被清空时，它将该文件曾经在磁盘上占用的空间标记为空。但是文件中的数据在被写入之前仍然存在!因此，如果你想恢复一个文件，不要延迟，越早开始越好。
像Wondershare Recoverit这样的专门软件会扫描你的磁盘，并寻找旧文件仍然留在这些空白区域的迹象。如果这些文件还没有被重写，它们可以恢复为新的!文件所在的文件夹甚至可以恢复。Recoverit甚至可以找到同一个文件的多个旧版本，您可以在恢复之前对它们进行比较。因此，如果您多次更改一个文件，并需要一个较旧的保存版本，它可能仍然存在!
像Wondershare Recoverit这样的软件使这个过程非常简单。你甚至可以预览图像或视频文件之前，你恢复他们，以确保他们是你正在寻找的文件。如果你的电脑完全崩溃，不能启动，软件可以创建一个可启动的USB驱动器，然后从那里恢复你的文件!
可以使用软件来恢复需要的数据。数据（data）是事实或观察的结果，是对客观事物的逻辑归纳，是用于表示客观事物的未经加工的的原始素材。
数据是信息的表现形式和载体，可以是符号、文字、数字、语音、图像、视频等。
数据和信息是不可分离的，数据是信息的表达，信息是数据的内涵。
数据本身没有意义，数据只有对实体行为产生影响时才成为信息。
数据可以是连续的值，比如声音、图像，称为模拟数据。也可以是离散的，如符号、文字，称为数字数据。
在计算机系统中，数据以二进制信息单元0.1的形式表示。
