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OmniFocus 3 的五大改变,都是为了让你更自由地做任务管理

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距离 OmniFocus 2 发布近四年,历经三个多月的公开测试,老牌任务管理工具 OmniFocus 终于迎来正式更新,发布了 OmniFocus 3 for iOS。

在新版 OmniFocus 中,开发者做出了不少遵从用户呼声的改变, 上下文改为多标签,增加提醒功能 等。但这些改变是会让 OmniFocus 成为更受用户喜爱的任务管理工具;还是因此失去自己特色,而被 2Do、Things 等后起之秀超越?

这不仅是 OmniFocus 开发者要思考的问题,也是你要作出的选择。不过在讨论这个问题之前,先让我们一起来看看,OmniFocus 3 有哪些新功能。

如果你对 OmniFocus 还不熟悉,可以先行阅读《 手把手教你入门 OmniFocus(附最全面的资源汇总) 》一文。

从里到外,OmniFocus 3 的五大改变

在《 最知名的 GTD 应用 OmniFocus 要更新 3.0 了,抢先看看有哪些新功能 》一文中,根据开发者透露的消息,对为 OmniFocus 3 规划的新特性做了详细介绍。

在已经上线的版本中,尽管文中提到的功能没有全部一次性出现,但标签、提醒、新的重复机制等核心功能已经可以使用。林林总总的新功能新特性,可以归纳为 OmniFocus 的五项根本性改变

1. 全新的多标签系统

无论其他变化多么巨大,对于 OmniFocus 的用户来说,最为关切的绝对是 多标签系统的出现

在 OmniFocus 2 中没有像 2Do、Todoist 一样的标签(Tag),而是上下文(Context)。「上下文」对应的是动作应该被执行的情景,可以是地点、时间或者执行动作的人。受到 GTD 理念 的影响,在 OmniFocus 近十年的历史中,每个动作都只能被分配一个上下文。

在 OmniFocus 3 中,上下文将改名为标签,并且和其他任务管理工具一样, 个动作可以不受限制的分配的标签

给动作添加多个标签

如果你是 OmniFocus 2 的用户,数据库中原有的上下文将自动转为标签。在标签窗口中,可以逐个为动作添加标签。由于目前 Mac 版的 OmniFocus 3 还没有上线, 动作的第一个标签将在 OmniFocus for Mac 中作为上下文

2. 更强大的自定义透视筛选规则

用户之所以不满意单一的上下文,就是在自定义透视中很难灵活地根据上下文筛选动作。随着多标签系统的出现, 自定义透视的筛选规则也将完全改变

在 OmniFocus 2 中,是通过「过滤」、「聚焦」、「上下文选择」等方式来定制自定义透视。在 OmniFocus 3 中,对动作的筛选统一放在「筛选规则」中。

自定义透视中的筛选规则设置

在「筛选规则」中你自由添加多条新规则,最后同时作用,达到筛选动作的目的。

例如想挑出没有标记、但已经开始的动作,来检查它们是否需要进一步执行,或者干脆删除掉,就可以将规则「无标签」和「有推迟日期」相结合。

规则主要分为两类: 直接起筛选作用的规则,以及逻辑短语规则 。前者比较好理解,上文出现的「无标签」和「有推迟日期」都属于这类,它们直接根据动作的属性进行筛选。而所谓逻辑短语就是:

这三条规则。逻辑短语的作用在于, 所有规则都可以嵌套在这三条逻辑短语中 ,从而产生不同的筛选效果。

假设我们现在想挑出的是没有标记、而且没有截止日期的动作,但现成的规则中没有「无截止日期」这一条,就可以把「有推迟日期」放在「无以下内容」中,两条规则合成一条,达到挑出无推迟日期动作的目的。

如果对 2Do 或者 Todoist 熟悉,就会明白其实 OmniFocus 3 的筛选规则,就是将 2Do 或者 Todoist 中的纯文本语法规则,变成一条条可以直接用的规则。让用户像自由搭建乐高积木一样,去拼出最终想要的效果,而又不用接触相对难学的文本语法。

3. 更加符合 iOS 11 风格的界面

标签和筛选规则是 OmniFocus 内核的改变,在视觉和界面设计上,OmniFocus 3 也做出了不小的变化。

最容易感知的是视觉风格上改变。 相比 OmniFocus 2,新版设计中更强调 通过字体字重来区分层级 。这对于以列表为主要内容的 OmniFocus 来说,在视觉和内在含义上形成了很好的呼应。

在界面设计上, OmniFocus 3 尽力在向 iOS 11 原生应用的设计靠拢 。在界面中下拉显示搜索框(之前是点击搜索按钮),将界面中的功能按钮从上方尽可能统一移到下方工具条中。这些都是 iOS 原生应用通用的设计风格。

这种界面设计上的风格统一,也延续到了 iPhone 和 iPad 之间。

在 OmniFocus 2 for iPad 中,透视界面和大纲界面作为固定栏,动作界面会以一种特殊的排版格式,作为浮动窗口。而在新版设计中,大纲栏和动作界面作为固定栏,透视界面会以浮动的形式出现。但是三者更合理的分配了窗口比例,使得在 iPad 和 iPhone 上,三栏的内容布局看上起都是一致地。

iPad 中的三栏设计

OmniFocus 2 for iOS 的界面设计还有一点为人诟病,那就界面中显示的信息太少,导致层级过长,想从透视界面进到动作界面要多次的点击,不像 2Do 一样,界面保存清爽的同时,需要的操作步骤尽可能的少。在 OmniFocus 3 中 各个界面的层级也在尽量减少 ,例如在项目透视中,会一并显示动作组和动作,而 OmniFocus 2 中的动作组单独占了一级界面。

除了设计上的变化,界面的功能性也被优化。在 OmniFocus 中,你终于可以 批量编辑动作 。有专门的批量编辑模式,启动后选中多条动作,就可以一次性修改它们的属性。

批量编辑动作

而在动作界面中,可以 自定义界面中出现的动作 。例如「持续时间」往往是用的较少的属性,就可以选择不显示,保证界面的简洁和精炼。

自定义检查器

4. 姗姗来迟的提醒功能

在更新《 OmniFocus 入门与进阶 》教程中,有不少读者提问,有什么办法可以让 OmniFocus 到点提醒执行某个动作。又发现有不少用户,在没有它法的情况下,错误地将截止日期设置为提醒时间。

添加自定义通知

在 OmniFocus 3 中,动作界面中 新增了「通知」属性 ,终于可以为每个动作单独设置闹钟提醒,不仅不需要占用截止日期,而且可以一口气设置多个闹钟。在你为动作设置截止日期时,会跟 OmniFocus 2 一样自动设定一个提醒。除此之外时提前时间的提醒和自定义提醒。

带地图的提醒信息弹窗

提醒窗口也小有改进,提醒触发时的系统弹窗中,会显示地图,方便用户直接查看。

5. 更简单易懂的重复设置

OmniFocus 的功能一向以细致强大闻名,但有时提供了过多的选项,反倒会让用户的学习成本无谓的升高。动作属性中的重复就是这样一个例子。

在 OmniFocus 2 中重复的类型被分为「定期重复」、「完成后再次推迟」和「完成后再次到期」三种,三者都会修改动作的推迟至和截止日期,但具体使用时又有所不同,极易让人用的一头雾水。

重复动作设置界面

而在 OmniFocus 3 中,不再需要选择重复的类型,而是简单地基于四个问题,引导用户做出设置:

  1. 是否重复?
  2. 重复的间隔时多长?
  3. 在一个周期中的哪几天出现?
  4. 完成动作后,日期是根据完成的时间修改,还是计划的时间修改?

通过这样引导式的设置,用户不再需要提前思考好动作到底该怎么重复,减少了误用重复类型的可能。

如何评价 OmniFocus 3 for iOS

尽管有着诸多变化,但论及 OmniFocus 的基本设计哲学,仍然是 一个以列表(项目)为框架,以透视为主要应用方式 的任务管理工具。

正如在《 最知名的 GTD 应用 OmniFocus 要更新 3.0 了,抢先看看有哪些新功能 》一文中我曾写道:

从 OmniFocus 2 到 3,不变的是它对透视(Perspective)的重视。

纵观 OmniFocus 3 的变化趋势,可以看出它 改变的内在动力在于用户的呼声 。用户在其他工具中习惯了多标签系统,就难以接受单一的上下文;用户习惯了被动式的通知提醒,就不再能接受 OmniFocus 所希望的主动检查清单的使用方式。

对于开发者来说,用户对功能的需求当然不能置若罔闻,就像建筑师不能仅考虑整体美学,而忽略的居住者的实际体验。但由此而来的问题是, 用户的需求能不能真正反映产品的设计哲学

在 OmniFocus 3 身上,我们看到了 用户被赋予了更多的「自由」 :分配标签的自由,自定义透视的中筛选的自由,设置闹钟提醒的自由。

用户可以更灵活运用这些工具,但同时也有滥用它们的风险。标签会不会因为数量增多变的难以整理?筛选条件会不会变的过于复杂,让人难以上手?可以自行设置提醒,会不会让 OmniFocus 太过打扰正常的工作流程,甚至出现闹钟太多嫌烦,反倒让闹钟失去了应有的约束力。

不过在我看来,对于 OmniFocus 这样一款重量级的任务管理工具, 给予用户灵活使用的空间是头等大事

从 2Do、Things 和 Todoist 的发展轨迹来看,它们在功能性上已经赶上或者超越了 OmniFocus,形成了一套事实上的任务管理工具的通用模型。如果 OmniFocus 不遵循这套通用模型,相当于不尊重用户已经养成的使用习惯和任务管理理念。所以 OmniFocus 3,其实是一次主动转变。如果有人能乘着时光机去到一两年后,再回望这次 OmniFocus 3 的发布,会发现各家任务管理工具的设计哲学,在这个时间点开始逐渐靠近。

过于灵活的工具可以导致出现被滥用的风险,但是对于工具型应用来说, 满足用户的实际需求的重要度,远大于产品经理构想的理想使用流程 。即使我认为单一上下文有可以思考动作的执行场景,没有提醒会逼着我去主动检查列表,在 OmniFocus 3 中我一样可以保存之前的习惯。但在必要时,又能利用新特性带来的好处。

升级价格

OmniFocus 3 和之前一样,将采取 免费下载试用 14 天 内购解锁标准版或者专业版 的销售模式。

新用户内购标准版的价格是 258 元,专业版则是 388 元。

如果你是在去年 10 月 18 日 1 ,也就是 OmniFocus 官方宣布 OmniFocus 3 之后购买的 OmniFocus 2 for iOS,将获得免费升级。如果是在此日期之前,则需要以折扣价付费更新。具体是升级到标准版 128 元,升级专业版 198 元。

购买建议

对于已经是 OmniFocus 2 的用户,我强烈建议升级到 OmniFocus 3。即使很长一段时间内,继续使用 OmniFocus 2 不会影响到你目前的工作流,但是 OmniFocus 3 带来的新功能,会让使用效率有进一步提升的可能性。

而对于尚未入手的用户,更看重的可能是它和其他任务管理工具的对比。正如之前所说,目前的 2Do、Things、Todoist 等工具和 OmniFocus 在功能性上有着趋同的趋势,所以要将重点放在特色功能上。

Things 有着精美的界面和易上手的特性,Todoist 的过滤和协同功能是它不同于其他工具的地方,而 2Do 则兼顾了设计美感和功能,而且早已加入 Setapp。如果你已经是 Setapp 会员,就能省下一大笔购买费用。

那 OmniFocus 最大的买点呢?在功能层面有数不完的点,经过几年在任务管理上的实践,以及对任务管理工具的了解,我发现在这个领域,不管你想实现什么样的需求, OmniFocus 总会有相应的功能满足你的需求 。在长远是时间线上来看,能省去了不少切换应用的时间。

正是这份对它的信赖,才让我一直愿意使用 OmniFocus,坚持任务管理。

关于《OmniFocus 入门与进阶》教程

如果你想通过 OmniFocus 进行系统的任务管理,由我写作的付费教程《 OmniFocus 入门与进阶 》( 限时 7 折 )将带你:

  1. 了解 GTD 中收集、厘清、整理、回顾和执行的流程,并且每一步都在 OmniFocus 中化作实际的操作;
  2. 解析 Mac & iOS 版 OmniFocus 应用本身的所有功能;
  3. 介绍 OmniFocus 与 AppleScript 和 URL Schemes 的结合使用。

这份教程在今年四月已经完结,故全部以 OmniFocus 2 为基础进行讲解。随着 OmniFocus 3 的更新,将以此教程为基础进行更新。

在之前的 公告 中,我们承诺「在 OmniFocus 3 教程发布前的三个月内购买 《 OmniFocus 入门与进阶 》的读者,可免费升级到 OmniFocus 3 教程」。但 OmniFocus for Mac 此次并没有一并更新,也还没有开启内测。

考虑到 OmniFocus for Mac 的内测所需时间(作为参考,OmniFocus 3 for iOS 的内测时间超过了三个月),以及教程所需的内容准备时间,OmniFocus 3 教程很难在从今日起的三个月内开始更新。为了让各位读者更加放心的购买,我们决定:

  1. 从今天开始,所有购买《 OmniFocus 2 入门与进阶》的读者都可以免费更新到 OmniFocus 3 教程;
  2. 在这之前购买的读者,都能以 3 折的优惠价格升级到 OmniFocus 3 的教程。

对于还没购买过教程的读者,简单来说就是你现在可以放心 点此 前往购买( 现正 7 折特惠中 ),先开始了解和熟悉 OmniFocus,等到 OmniFocus 3 教程更新时将自动获得新教程。

希望 OmniFocus 3 的到来能让我们的任务管理效率更上一层楼!

 
作者:少数派
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