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在一个工具里搞定所有团队协作 + 文件管理:群晖 SkyNAS

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数据存储新概念:什么是 NAS

我们每天都会拍摄很多的照片、视频或者下载音乐文件,通常这些文件大多会被集中存储在电脑中,而在现在的云时代,我们还会将文件存储在云服务中,当需要使用时可以直接通过云端访问。

不过这两种存储文件的方式都存在一定的缺陷:存储在 PC 中你无法将文件及时和多个设备进行共享,而完全的云存储则受制于云端空间以及网络带宽的限制,无论是存储还是取用都受制于网络环境和带宽大小。

有没有可以更为完美的文件存储方案呢?有,那就是 NAS。

NAS 全称为 Network Attached Storage(网络存储设备),是一种专门数据存储的技术方案。相比传统的数据存储方式,NAS 提供了集中式的数据访问服务。也就是说,任何终端(包括手机和电脑等设备)都可以访问或者将数据存储在 NAS 上。而对比一些在线云存储服务,由于 NAS 多支持内网访问和管理,因此无论是访问速度,还是多用户使用上都更为便捷。

NAS 并非是一个近些年才兴起的技术,只是因为随着近些年家用多媒体娱乐的兴起,只需要将文件存储在 NAS 上,就可以实现通过终端直接访问、编辑和存储文件,由于 NAS 低功耗以及高可靠性,现也成为了家用文件存储服务器的代名词。

而在该领域,群晖也一直是该领域的佼佼者。在不少使用者看来, 群晖就等同于 NAS ,因为除了简单的文件存储和分享之外,群晖还针对多媒体运用、小型 SOHO 办公、数据灾备等多个小的细分领域都提供的完善的解决方案,让 NAS 的功能变得更广,甚至可以作为轻量化的企业级服务器来使用。

满足新需求:更适合小微企业的 SkyNAS

而这也正是一部分新兴企业以及小型创业团队的需求,对于小型组织而言,传统企业在内网使用的服务器不仅硬件成本高昂,还需要专业的人员进行运维工作,无论是从成本考量还是对技术人员配备上都有不晓得门槛。而这些组织通常也需要内部业务协作、对业务文件进行存储等实际需要,那更为灵活的 SkyNAS 或更符合他们的需求。

相比传统使用物理机的 NAS 产品,SkyNAS 无需购买物理设备,因此组织可以根据自身的需要合理搭配存储空间以及计算性能。而在功能上则沿袭了群晖 NAS 产品简单直观的操作,即便是没有太多 IT 运维经验的员工,也可以根据相关教程快速搭建出高可用的企业协作平台。

简单三步购买并配置服务:搭建 SkyNAS 很轻松

SkyNAS 目前基于国内最大的云计算服务阿里云,因此只要拥有阿里云账户,就可以像之前购买阿里云服务器一样购买 SkyNAS,然后在经过简单配置就可以使用了。

从本质上看,SkyNAS 其实就是一个操作系统,无外乎就是在阿里云中购买一台云服务器,然后再购买一个SkyNAS 系统镜像将其安装上去,那么你可以有二种选择:

已经拥有 ECS 云服务器:如果你此前购买过阿里云的服务器,那么只需要去云市场中找到 SkyNAS 镜像,然后将镜像系统挂在到云服务器中即可。

还有一种是没买过,那么就需要购买完整的服务器 + 镜像。

对于不少小微企业而言,多是第二种情况偏多。所以购买流程上还是需要有些技巧的,比如说根据实际二十人以内的组织和团队,购买上选择如下配置即可,即一核心 1GB 内存,然后挂载盘选择 20GB 的高效云盘即可(只能挂载一个盘),这样折合人民币大约在每月 119 元左右。

如果实在弄不清规格配置这些参数也没关系,目前群晖还提供了更为直观的打包购买方案,三种规格适用于不同的业务场景,只需要根据自己组织或者团队的实际情况,直接匹配购买对应的规格即可!

购买完成打包好的套餐之后,不需要进行复杂的设置,系统会自动帮你完成大部分的设置,完成后直接访问 SkyNAS 即可。对于小型组织而言,如果恰好拥有一枚域名,也可以在阿里云中将域名解析到该 IP 地址上,从而实现通过域名访问 SkyNAS 并进行管理,在使用和管理上显得更方便。

更安全的文件存储与共享

企业中各个成员角色的不同,其获得的信息应当有所区别的,放在数据管理与分享上也是如此,比如说公司的行政与财务人员应该无法访问到公司业务相关文件,而作为业务层的开发、设计人员,也应当看不到财务人员所提供的公司报表,这就牵涉到了设置数据访问权限。

因此,作为 SkyNAS 最为重要的一项功能,在提供文件存储的同时,也提供了极为完善的文件访问与权限控制,可以为每一位企业成员设立单独的权限,从而对存储信息进行有效管理。

以管理员身份登录 SkyNAS 之后,首先看到的是桌面,控制面板以及主菜单,对于习惯使用桌面操作系统的朋友而言应该不会显得陌生,当然如果你之前使用过群晖的物理机产品,你会发现 SkyNAS 只提供了与协作相关的功能,显得更具有针对性。

接下来,我们需要为组织成员分配不同的存储空间,并为他们设置相应的文件访问权限。首先我们打开 SkyNAS 上的「控制面板」,在共享文件夹中,选择新建共享文件夹:

在创建向导的「设置基本信息」中,根据我们的权限设置,勾选「对没有权限的用户隐藏子文件夹和文件」,这样没有权限的用户直接看不到文件夹下的任何文件。

在后面的「配置高级设置」中,可以根据要求对文件夹的配额大小,数据完整性进行调整,如果你对文件夹空间大小无限制,那么点击下一步继续。之后点击应用完成创建。

紧接着会弹出用户组权限设置,新用户未来默认都会加入到 user 组,因此在共享文件夹设置中勾选「可读写」,之后点击确认即可。我根据业务需求,分为「UI 设计」「开发项目」「行政文档」三个共享文件夹,后面我将针对不用的用户角色分配不同的读写权限。

接下来,我们开始新建用户,这里同样是进入控制面板,然后点击「用户账号」,在里面选择新增用户,在弹出的向导中先填写「用户账号信息」,由于我创建的这个用户是公司的产品经理,因此他必须可以访问「UI 设计」文件夹,因此在访问权限上,需要给与其勾选「可读写」。紧接着在分配应用程序访问权限时,在协作和文件管理相关的套件后面勾选允许。

最后选择是否需要对用户的访问速度进行限制(对于需要大文件传输的情况,可以选择控制上传速度从而保证其他人的正常使用),最后点选下一步进行检查,如果没问题就应用即可。

根据以上的设置,我同时新建了三个用户,其中小 A 只能访问「开发项目」文件夹,而小 B 作为公司行政,也只能看到「行政文档」。当这两位用户使用自己的用户名登录 SkyNAS 时,他们在 File Station 中看到的文件夹也完全不同。

由于权限设置的不同,三位用户也看不到 SkyNAS 的设置项,这样就达到了以用户职能为粒度进行功能以及存储空间的限制,从而对组织内的数据信息进行安全管理。

而在组织内部,文件的分享也可进行控制,分享除了传统的邮件形式,也可通过启动安全分享的形式仅与组织内部部分人员进行分享,通过设置有效期的形式来控制分享时间,也可以生成二维码从而便于快速接收。

一整套的协作解决方案

在企业里,多人同时协作是一个非常重要的需求。协作中我们需要多人协同在线编辑,团队即时沟通,共享日历进行项目管理。

如果你对一些效率工具有所了解的话,应该对相关的一系列效率工具并不陌生,但可以做到提供一整套的解决方案的则寥寥无几。SkyNAS 依托文件存储和管理基础,再其上提供了一整套的文件同步协作,日程管理以及内部沟通的综合解决方案,从而保证团队推进项目时可以只在一个服务平台就完成所有工作内容。

群晖 Office:文档协作最效率

作为在线同步协作的核心,Office 套件是关键的功能。在我看来,群晖中的 Office 套件多少有点 Google Docs 的味道,只不过存储文件或者协作文件的空间则放在了 SkyNAS 上。而更让人熟悉的是它的界面:对于习惯于传统 Office 软件的用户而言,群晖 Office 只是将使用习惯搬到了网上。

只要分配好相关人员和权限,打开 Office 即可使用——你可以直接从你的 SkyNAS 上导入保存的文档文件,然后双击打开,这样就可以在浏览器中打开文档了。

编辑器提供了字号、字体、行间距、首行缩进,背景设置等大家最常用的各种格式设置,也包含插入图片、链接、形状、表格、图表等较为高阶的功能,对于经常使用 Word 等传统办公软件的用户来说没有什么学习成本。

只要不涉及复杂的排版以及宏运算,在我看来群晖的 Office 套件完全够用。事实上对于一般运用场景来看,也几乎不涉及复杂的内容排版。

在表格功能中,最重要的其实是各种公式算法,这对于牵涉到数学计算的统计表格来说非常重要,好在群晖 Office 提供了相当多的函数支持(参见 完整支持表),一些常用函数例如 AVERAGEIF 、MAX 均在支持之列,相信做一个销售提成计算表需要用到的公式绰绰有余。

不过作为 Office 套件中极为重要的幻灯片,目前群晖 Office 套件尚未开放,未来将会在后续的更新中得到支持。

而从协作的角度来看,群晖 Office 同样提供了协作入口,例如当你打开或者编辑一篇文档时,就可以在右侧加入协作人员参与编辑,此外你还可以对不明白的部分发表评论,等待协作人员的参与解答——相信你使用过 Microsoft Office Online 或者是 Google Docs 并和伙伴参与过协作,一定会对这部分驾轻就熟,毕竟没有比这个更直观的协作讨论方式了!

当然,如果你希望和同时编辑的人员进行即时的聊天也是完全没问题的,在左侧的 chat 插件可以让你在编辑的同事和协作伙伴进行更为直接高效的沟通,想想曾经为了协作沟通的时候同时开着 Office 文档和 QQ:有时为了避免不是讨论的同一项内容还要反复的确认。你就可以想想 chat 插件在群晖 Office 上绝对是最具效率的体现。

针对工作的即时沟通:Chat

微信、QQ,这些即时聊天工具虽说在日常工作中给与了太多的便利,但也对组织协作带来不小的困扰——毕竟你无法保证组织内信息不会被成员无意中外泄,信息安全在企业沟通中也同样重要,显然更为纯粹的沟通工具,在企业协作中扮演了极为重要的角色。

因此 SkyNAS 中专门提供了供团队即时沟通使用的 Chat,Chat 简单纯粹的沟通形式提高了企业效率,让团队成员在企业中可以专注于工作本身。

与那些桌面级的聊天工具类似,Chat 同样也提供了 Windows、macOS 以及 Linux 客户端,但对于小微企业而言,网页版本的 Chat 其实也已经绰绰有余——你可以通过安装浏览器扩展的形式接收到推送提醒,从而不错过团队成员的重要信息。

这种基于 SkyNAS 的完整体验的优势在于:你无需专门为了一项即时沟通工具而专门注册账号,只需要打开自己的 SkyNAS,点击 Chat 图标,然后直接进入聊天页面。

即便如此,Chat 也依旧具备那些即时沟通工具所该有的那些功能,群组和会话功能对应的是 QQ 里面群(聊天组)功能和单独对话功能,对话中支持发送表情、文件、投票等等,甚至你还可以贴上一段 JavaScript 的代码问问同事哪里有问题——如果你身处开发团队,你一定会对这种更具有效率的功能而欣喜若狂。

此外 Chat 也提供了视频聊天功能,如果公司有外派同事,或是在多地办公,可以通过直接利用 Chat 里进行视频会议。

对于有一定编程基础的用户,还可以利用 Chat 里的 Bot(机器人)功能,Chat 支持开放 API 接口的服务对接,可以配置传入和发出的 Webhook,整合外部资源的聊天机器人不仅可以将聊天中的新消息实时汇总,也支持响应用户的指令,能够接收多方应用的信息。例如以对话形式问聊天机器人,今天天气怎么样、公司附近有哪些餐厅、地铁末班车几点这样的问题。

这就是 Chat 在我看来最为本质的一面:通过插件的形式,我可以结合在项目文档的协作中;而沟通上完全是为了工作的更有效率,让沟通不再是降低工作效率的累赘。

Calendar:你做的那些,我都知道

在企业协作环境中,最害怕遇到的情境就是——项目工作安排下去,但是到底谁在做,进度是怎么样?后续谁来继续参与?显然使用项目管理的形式可以明确项目方向和进度,所以无论是从文档协作,还是 chat 沟通,最终依旧需要设立日历事项——SkyNAS 也有着对应的组件:Calender。

与 Chat 类似作为安排工作的一种工具类似,通过浏览器扩展的形式也可以在浏览器桌面即时收取事件安排的通知,当有团队成员新建事件并向你发出邀请时,你可以第一时间获悉并考虑是否参加,而组织化的项目安排也可以让成员知晓工作进度。

当然从非协作的角度来看,Calender 也结合了一些待办事项的功能,从而可以将团队项目中的部分工作细粒到成员自身,这样即便是工作安排,也可以做到即从宏观上安排,也可以细分到具体成员执行。

为团队共享笔记:Note Station

SkyNAS 内置有群晖的基础套件:Note Station,从名字上让人不难联想到 Evernote,所以但就从软件界面,剪辑用浏览器扩展以及笔记编辑器都让人有种自然的亲切感。

而针对团队协作,Note Station 引入了共享笔记的概念,即创建的笔记可以授权协作的形式分享给团队成员,允许其他成员参与编辑笔记或者查看笔记,这对于团队开会记录还是团队纪要来说可谓是极为方便的。

SkyNAS 移动运用:随处皆办公

办公协作不仅仅只有电脑桌面端,尤其是讲究效率的组织和团队中,随时随地办公(byod)显得尤为重要,现在处理工作的场所也早就不在办公室的电脑前,而是随时随地,任何设备!

这放在 SkyNAS 也同样也是如此,即便是在手机上,你可以使用 DS file 在手机上打开团队共享文件夹并查看文件,随时创建、上传文档到 SkyNAS 上和团队成员分享工作进度。

而有了 Chat 移动版本,即便是在外地出差,团队会议和项目讨论都可以专注在手机上完成;至于 DS Note:将信息随时记录下来并分享给团队,让会议笔记和培训讨论可以更全面。

只需要知道自己的 SkyNAS 地址和账户,手机也能变成移动办公室。

玩转混合云:公共云和本地搭配,实现更高效的数据同步和备份

在企业中,与文件存储和协作相比,数据的安全与完整性也同样非常重要,即便是在当前协作数据已经上云的情况下,多地备份依旧可以确保数据的万无一失。

对于本地已经拥有物理机群晖的团队,可以在物理机上使用 Cloud Station 来绑定 SkyNAS。输入 SkyNAS 地址和管理员账户,就可以完成本地物理机和 SkyNAS 的同步,这样即便是 SkyNAS 出现数据丢失,也可以在本地的同步数据中找到并即时恢复。

对于安全要求更为严苛的团队而言,SkyNAS 可以做外网服务端,方便团队成员快速访问,而本地内网的群晖则可以放在本地做数据备份的存储,这种混合云的做法可以最大化的利用 SkyNAS 和物理机群晖各自的优势。

此外 SkyNAS 也提供了向其它公共云同步的方案,如果企业没有物理机,而有诸如阿里云、腾讯云、百度云这样的云存储服务,也可以将整个 SkyNAS 数据进行公共云备份同步。

SkyNAS:面向小微企业的云协作解决方案

对于小微企业而言,SkyNAS 的优势在于它通过一种极为直观简单的方式,搭建起一整套的团队文件共享、权限管理以及协作平台,这部分的成本低廉在,对于中小型企业无需购置专门的服务器硬件,也就无需在内网搭建域环境并部署内网 AD 管理等一整套的传统企业网络运维管理,这对于刚刚起步的小微企业而言,无外乎是巨大束缚的一次解脱。

更为重要的是,SkyNAS 因为构建在公共云平台之上,因此它有着一般服务器硬件产品没有的优势:高度的弹性伸缩,小微企业可以根据企业的发展规模,以热更新的方式对 SkyNAS 进行扩容或者增配,这样按需所取,可以在控制成本的同时满足企业发展需要。

当然相比纯物理机群晖产品,SkyNAS 的存储空间成本还是略微偏高,所以更适合有大量文档协作的使用场景。对于牵涉到影视剪辑等多媒体制作领域,考虑到影视文件的体积等限制,可以从存储成本角度进行考虑来组建混合云,部分需要远程协作和分享的部分,上传至 SkyNAS(阿里云上传费用为 0,下载 0.8 元/GB),而制作的源文件,则使用物理机群晖产品,从而兼顾分享协作以及数据存储成本。

相对小微企业而言,SkyNAS 提供了绝大部分场景所需的应用需求,并且根据小微企业更注重一人多角提供了更为精细的功能,从而让协作更简单,更顺畅。

作者:少数派
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