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“随时在线”的职场中,电子邮箱能否被即时通信应用替代?

人人都是产品经理 11 阅读

电子邮箱和办公即时通信工具能否帮助人们划分工作和休闲?它们分别扮演着怎样的角色?电子邮箱会不会被即时通信工具所取代?本文将在时间管理、协作办公和文本价值三个方面来解析这一问题。

近年来,垂直于办公领域的通信软件渐渐成为各大互联网公司抢占的市场。从脉脉到钉钉再到企业微信,职场,似乎成为能够在社交领域弯道超车的唯一突破口。

但有趣的是,由于产品中自带的工作属性,办公类即时通信应用的真正对手或许从一开始就不是其他即时通信软件,而是工作场景中的另一经典通讯工具——电子邮箱。

办公即时通信应用和电子邮件的竞争关系在广告语中就初现端倪。当即时通信工具打出“让工作回归工作,生活回归生活”的时候,电子邮箱也不再满足于收发邮件,而是涉足移动办公领域,强调“心无旁骛,专注办公”。

不难看出两大产品都准确的捕捉到了职场用户的“痛中之痛”,那就是如何在碎片化的时代里保持专注。一边是对长效专注工作的渴望,另一边又是或主动或被动的被各种软件切割的时间。甚至这已经不是中国特有的问题,2017年1月1日,法国颁布了一项”断网法”,目的是为了给员工争取更多被办公社交软件所占用的个人时间,对抗”随时在线”的职场文化[1]。

那么在这样的时代中,电子邮箱和办公即时通信工具能否帮助人们划分工作和休闲?它们分别扮演着怎样的角色?电子邮箱会不会被即时通信工具所取代?本文将在时间管理、协作办公和文本价值三个方面来解析这一问题。

阅读回执:是高效办公的神器还是碎片时间的帮凶?

现实的工作场景中,高效办公的一个重要的指标就是任务传达效率。特别是在一些创业公司当中,扁平化的管理希望任务立刻到人。于是针对这一需求,许多办公即时通信软件设计了阅读状态可见的功能(发件人可以看到信息是否已读)来确保消息送达。虽然该功能可以保证管理者实时布置任务,但是另一方面却给接收方带来了相当的压迫感。

加利福尼亚大学教授格洛里亚·马克(Gloria Mark)曾在研究中表明,员工每被打断一次再重新集中注意力回到之前的工作需花费约20分钟[2]。

在实际的生活中,消灭“未读”状态需要人们不断地停下手头的工作,然后又需要一个又一个20分钟来重新集中注意力,甚至形成“最后来的事情优先”的无系统状态。也正因如此,大家会有“阅读回执是另一种奴隶制”的调侃。

在降低干扰上,电子邮件牺牲掉了任务送达效率,但是却给了双方更多自由的空间。在电子邮箱的场景下收件人与发件人的连接感较弱,在使用体验中依然保持着一种类似纸质信件的“编写—发送—收信—回信”的过程。因此人们可以根据自己的习惯查收邮件,保证了自己的任务优先级,不需要“随时在线”。

任务传达效率

保持专注度

协同办公:一支队伍要像一个人

随着社会分工的不断细化,团队协作办公不可避免。管理学教授斯蒂芬·罗宾斯提出人在团体当中会减轻“孤立无援”的不安全感 [3]。

但是“团队”不是简单的人的叠加,而是为了实现某一目标而相互协作的群体。因此许多办公通讯软件,比如钉钉和企业微信,在使用之初就要求用户加入团队才能开启功能。而电子邮箱中的“团队”的概念,则是通过邮箱地址来体现。比如邮箱大师的群邮件功能,通过为多人生成一个收件地址来简便群发操作,强化团队意识。

有了好的团队,却不一定有好的团队协作,罗宾斯曾提出一个好的团队必定要以“目标”为导向,互相配合完成。虽然即时通信软件具有线上会议,小组群聊等团队合作功能。但是在实际的使用过程中,同事间正在聊工作,如果有人说一句中午吃什么,很快就会跑题,变得低效。而其他功能,比如打卡,请假等更像是办公自动化(OA)的范畴,将线下办公流程搬到线上。

不难看出,无论是电子邮箱还是办公即时通信软件,背后的设计逻辑更多的是辅助工具而不是流程协调。如果邮箱和即时通信软件能够根据不同的合作样态功能。比如金字塔形强调任务部署,而扁平型的团队样态强调任务同步,或许可以不必事事群聊,就能实现更高质量的协同办公。

团队属性

协同办公能力

文档存留:是邮件也是“证据链

知乎上有一篇名为“什么是同事打死都不会跟你说的‘职场套路’[4]”的高分问答,在得票数最高的回答中,作者提到“邮件内容就是你们的书面凭证,一旦出现扯皮现象可以归清责任人。”

由此可见“存留价值”也是职场使用文字类通讯工具的重要原因。虽然即时通信工具也可以进行话题讨论和文件传输,但是关键信息可能会在繁杂的讨论中被淹没,难以回看和保存。但是电子邮箱里的文件却可以长时间保存,《合同法》中明确指出,电子邮件属于书面凭证的一种,具有法律价值。因此发邮件备份带给人们心理上的安全感。

另外,就像多在即时通信软件中用短句一样,人们在编写邮件时也倾向写书面语,这样发邮件的过程能帮助人们梳理思路,单封邮件或许会比即时通信工具有更多的信息量和更高的文本价值。

文本存留度

单条文本价值

根据数据显示,到2017年12月,即时通信应用的使用率位居第一(91.1%),但是增长率(8.1%)却低于电子邮件的14.5%[5]。

在即时通信工具越来越普及的今天,电子邮箱和即时通信软件各司其职。电子邮箱的延时性,存留性和文本正式等特点帮助职场人士保持专注。而即时通信应用由于互动性强,功能覆盖广等特点,也可以提高效率。希望即时通信软件和电子邮箱能够不断优化和创新,更好的帮助人们实现高效办公。

参考资料:

[1] 凯蒂·贝克.《 法国向“永远在线”的职场文化宣战 》.BBC.2017

[2]拉里·罗森.《 趁着假期,管管你的注意力! 》.哈佛商业评论.2015.

[3] 斯蒂芬·P·罗宾斯. 《组织行为学》.1997,北京:中国人民大学出版社.

[4]Lydia.《 什么是同事打死都不会跟你说的“职场套路” 》.知乎. 2017.

[5]CNNIC第41次调查报告: 个人互联网应用发展状况 .新浪科技.2018.

本文由 @张琦昕 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自PEXELS,基于CC0协议

作者:人人都是产品经理
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