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「少数派年度最佳作者」的数字生活方式,用 App 搭建高效工作生活流丨2017 年度征文

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「我是少数派,这是我的 2017」年度征文入围作品

今年的年度盘点活动 中,我们再次举办了年度征文活动,以「我是少数派,这是我的 2017」为题,回顾一下你在 2017 年的变化,将这些变化带来的思考分享给大家。

你仍然拥有两个月的充足时间,最开放的选题,最自由的投稿方式,以及,比去年更多的奖品。你可以 点此查看 活动规则和奖品清单。

本文是「我是少数派,这是我的 2017」征文活动的 第 7 篇 入围作品,我们会在两个月的活动期内,不定期从收到的投稿中挑选发布优秀的文章。所有经此发布的文章,即为已入围征文活动。

本文仅代表作者本人观点,少数派仅对标题和排版略作调整。


2017 年底,我获得了「 少数派 2017 年度最佳作者 」称号,这让我感到非常意外也甚感荣幸。2017 年是我在少数派写作的第二个年头,也是我参加工作的第一年。

现在回过头去看我写的第一篇文章,尽管写得很烂但是我还是能回想起写那篇文章的初衷以及后面许多文章的写作出发点:那就是我想把我看到的、用到的、认为的美的、有用的、好用的东西,拿出来分享。

我相信大多数作者的大多数文章,都是有感而发想要把好东西分享出来才写的,不管是应用推荐、硬件体验、还是观点探讨等等。

我也是,这篇文章也是,我从学生兼职作者身份转变成白领兼职作者,我的每日工作流、生活方式、工作效率等方面也发生了巨大的变化,当看到公司同事每日忙上忙下到月底却感觉没做什么事情;看到他们只会用一个 Word 来处理所有文字;看到朋友在用非常古老的方式在生活等等,我特别想写一篇文章来分享我的工作生活流。

每天我会使用超过十几款应用来组织我的一天,本文将会以流水账的形式介绍这些高效实用的应用或设备,以及我是怎么用好它们的。

⏰ 7:00

7 点,是我工作日起床的时间点,这时 Apple Watch 闹钟会响起。

从两年前,我开始使用 Apple Watch 之后,我就再也没有用 iPhone 的闹钟喊我起床,而是使用 Apple Watch 闹钟。它的特点是闹钟时间到时,通过震动你的手腕把你唤醒,它不会有刺耳的声响让自己不爽或者吵醒同床伴侣甚至家人、室友。

入睡前我会在 Apple Watch 上打开 勿扰模式 (可以自动设定时间段打开)和「剧院模式」(它会关闭抬腕亮屏并打开静音),就可以睡一个好觉,睡眠质量由 AutoSleep 来全程监测,睡醒则全靠 Apple Watch 闹钟的震动。

7 点,卧室里的 Yeelight 彩光灯泡会自动点亮,并自动调整到「小夜灯」模式。在醒来的最初几分钟内,我很享受这种温和暗淡的灯光,它不刺眼,亮度足够,也能辅助 Apple Watch 闹钟把我唤醒,是一个非常贴心的使用体验。掀开被窝,我就立即为 Apple Watch 充电,戴着它睡觉,一夜过去仅消耗 10% 左右的电量。

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7:05 ,卧室灯光会自动切换到温馨模式,这时我已经在洗漱间淋浴,待我洗漱完毕回到卧室,明亮的光线已准备就绪。 彩云天气 在意空气 会推送天气和空气情况,穿衣打扮前先看看温度阴晴,也是很有必要的。

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7:30,闹钟再一次响起,这提醒我必须出门了,要不然就可能会太晚。这个闹钟被设置成了仅震动不响铃,因为有时候我可能已经出门在路上了。

⏰ 7:45

乘坐地铁通勤的好处是,每趟列车都有相对固定的到站时点,通勤时间就有了保障。大约在 7:45 左右我会搭上开往单位的地铁,在通勤地铁上,我的主要活动是使用 Kindle 看书。

自从 2017 年 8 月我购买这台二手 Kindle Paperwhite 后,我已经看完了《红楼梦》《乔布斯传》《权力的游戏》《巨人的陨落》等等著作。 我的每月书单记录 显示了每月我能看完 5-8 本书籍,当然除地铁通勤外,在其他闲暇时间我也会看书。

在早晨通勤时看书,注意力会非常集中,而经过一天工作,在晚上通勤期间,看书效果非常差,这是我的一个感受。

⏰ 8:45

8:45 我会到达单位,并结束早餐。在工位坐下后,第一件事就是将在 Kindle 中新增的读书笔记导入到 Klib 中。

Klib 创造性地将 Kindle 读书笔记同步到 Mac 端,再上传到 Evernote,这让我在 iPhone、Mac 等等设备上查看读书笔记回顾思考,有了非常便捷的方法。因此我认为 Klib 是 Kindle 的绝佳伴侣,我甚至不知道如果没有 Klib 该怎么管理好这些笔记,不过我还是希望它能变得更好看些。

我为 Klib 设计的概念图,参考了 Bear,以及采用了少数派红

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接下来,在 Mac 上使用 Reeder 3 刷一遍资讯是每日例行工作,关注各大数字媒体报道的新鲜事、新上架或更新的应用、各类独特观点等等,这些内容都可能会成为我的写稿时用到的素材。当然刷完 Reeder,还有 Twitter、微博等等几个社交媒体上的资讯。

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⏰ 9:00

9 点,我的一天全职工作开始了。这时 Mac 上的 Amphetamine 会自动启动防休眠程序。在工作时我会把 13 寸 Mac 外接有一块显示屏来一起使用,而 Mac 原生的休眠程序和我的外接显示屏似乎八字不合,有时候会出现机器休眠后无法唤醒的情况。

Amphetamine 帮我解决了这个问题,在工作时间电量充足的情况下自动触发防休眠程序,我的 Mac 再也没有出现过休眠无法唤醒的情况。

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我在上班做的第一件事,就是使用 Teambition 查看每天待办的工作。这是一款任务板应用,尽管是针对团队项目协作设计的,但是拿来做个人的事务管理也完全没有任何问题,我也非常推荐使用这款应用来进行工作任务管理。

如果你之前没有接触过看板应用,用这个比方来理解 Teambition 的比较合适:它就像办公室里常见的贴在电脑屏幕上贴纸,写着一些工作提醒,或者是办公室里设立的工作白板。

我在 Teambition 中设立了「待处理」「进行中」和「已完成」三类列表,有点 四象限法则 的意味。每天我的工作任务就是解决「进行中」的事务。

我的日常工作主要包括汇报文件的答复报送、子公司经营事务的管理等,但是我想大部分白领的工作都差不多,每项任务都有截止时间需要关注、都有过程进展需要记录、都有历史任务需要备案。用 Teambition 这一个 App 就能满足我的需求,我也有自己的使用心得可以和大家分享。

首先,在任务卡片的标题里,我会注明「它是什么、要求几号截止」,这样在看板显示任务缩略图时,看一下标题就能知道这是什么事情,以及终极截止时间。

其次,当接收到一项任务时,可能是来自领导同事,也可能自发产生,第一件事就是弄明白「它是什么、要求几号截止」,然后创建一个任务卡片。

我会将任务详情添加在「备注」里,然后给它设置完成时间,这个完成时间不同于截止时间。完成时间指的是我需要把所有材料准备好的最晚时间,它比截止时间要早,因为材料可能需要交给领导审阅、修改等,这样预留充分的时间,可以让任务更加顺利地完成。

还有,Teambition 的备注已经支持 Markdown 、富文本编辑、表格等等内容,对于记录任务进展,特别是对于一些周期任务、长期任务,是非常有用的。Teambition 的任务还可以添加子任务,比如有些汇报材料需要从多个子公司收集信息再汇总整理,那么我就会为每个子公司设置一条子任务。

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有些工作任务,只需要三五分钟就可完成,例如挂党建学习网页、出差行李整理等等,我会使用 iOS 原生提醒事项。这些是只要提醒你去做就能完成的任务,并不需要花很长时间,因此用提醒事项更合适。

每天上班开始干活前,先看一遍 Teambition「进行中」列表的任务清单,集中消灭它们;快下班时,把「待处理」列表过一遍,把临近任务移动到「进行中」列表,这样各个任务的轻重缓急、每天要完成的任务,就很明确了。

⏰ 9:05 - 11:45,14:00 - 17:30

主要工作时间,我会使用一系列 App,包括和大多数人一样在使用的 Microsoft Office、微信、Sketch 等等,工作间歇也会刷一遍各个社交应用的时间流。但是我更想着重推荐的是几款非常趁手的服务或工具,平时工作中我不会花大块时间在使用它们,但仅仅是偶尔用到,它们就给我带来了极大的便利。

iText

与 PDF 打交道最怕的就是遇见扫描版的 PDF,你没法把里头的文字拷贝出来,一个一个手动敲打显得费时费力还很愚蠢。像 白描 小嘿扫描 等在 iOS 上进行的文字识别工具,是解决这类困境一个比较不错的方案。但在 macOS 上,购买昂贵的 PDF 工具来解决这种频率很低的需求,可以说是非常不值了,直到 iText 的出现。

iText 识别图片里的文字,在准确率上和 iOS 的其他 OCR 工具不相上下,但在操作易用性上可以说是便利很多了。截个图,几秒钟,iText 就把文字放进 Mac 剪贴板,你直接粘贴就好了。

作者:少数派
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