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笔记 + 知识库 + 任务管理,数字笔记里的全能选手:Notion

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Notion 自称是一款「 将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台 」。它具有无限的层级和相互链接的组织弹性,给笔记间的关系提供了足够自由的组织方式;它排版灵活,能够把笔记里的内容按块(Block)进行组织和拖拽,甚至可以做出 Trello 看板进行项目管理;它的内容类型丰富,可以嵌入图片、网页、文档甚至视频,几乎无所不能。

市面上的笔记应用早已不是雨后春笋,而是一片山林了。印象笔记、OneNote、有道云笔记、为知笔记,以及 Bear 这样的后起之秀,几乎已经定义了数字笔记应有的样子。

印象笔记、OneNote、有道云笔记、Bear,哪个是你的最爱?
印象笔记、OneNote、有道云笔记、Bear,哪个是你的最爱?

可是你真的用着顺手吗?它们真的能成为你的「第二大脑」吗?

它们各有特点,但是它们的痛点却又都很痛。我认为是因为它们在发扬特点的同时,没有找到一个合适的平衡点进行折中。以 OneNote 为例,它强大的编辑是依靠 Office 的各种复杂格式完成的,而笔记里或许不需要那么精细、复杂的格式。与此同时,编辑成本的提高和同步性能的下降(在大陆使用本来就已经让同步速率大打折扣了)其实是比较沉重的代价。

而这个 2016 年才开始在国外受到关注的年轻应用, 强大而便捷,自由而有序 ,从设计到实用都让人耳目一新,让我们看到了数字笔记新的可能。它就是 Notion

Notion 概览

Notion 官网( https://www.notion.so )对它的定义是:

A unified & collaborative workspace for your notes, wikis, and tasks.
将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台

Notion 丰富的应用场景
Notion 丰富的应用场景

笔记、知识库、任务管理 ,这三个重量级的应用场景加上 团队协作 ,饼画得这么大,它到底是什么样子?

Notion 的界面是三栏布局: 左栏是目录和设置,中栏是笔记正文,右栏是工具栏(罗列了各种可以拖动到笔记中的内容块)。左栏和右栏都可以收起。

Notion 主界面
Notion 主界面

强大的根基:类型丰富的 Block

Notion 的笔记内容是由很多种不同类型的内容块(Block)组成的,文字、列表、图片就是几种 Block。 Block 是 Notion 中最基本的单位,它实际上就是一块可以拖拽的内容,而这个内容有很多种类型 (目前共有 23 种),不同类型的 Block 有不同的功能和表现形式。正是这些丰富的 Block 奠定了它强大的基础。

怎么在笔记中添加 Block 呢?有两种方法:

下图囊括了 Notion 的大多数类型的 Block(这张图还体现了 Notion 灵活的布局):

类型丰富的 Block
类型丰富的 Block

下面选取几种典型的 Block 进行讲解。

Page(笔记)

在 Notion 中,笔记被称为「Page」。上面那张大图就是一个 Page。Notion 中的 Page 很灵活,可以在 Page 中的 任意位置 (如某个列表的条目下)添加子 Page,子 Page 中还可再添加 Page,可以 无限层级 地添加下去,所以 Page 其实也是文件夹。Notion 中没有「文件夹」或「笔记本」的概念, Page 既扮演了笔记的角色,又扮演了文件夹的角色

在 Page 中创建子 Page
在 Page 中创建子 Page

多种List

Notion中目前有四种列表:

所有的列表都有层级关系,也就是说,任意一个列表项都可以有子项,而且也是无限层级,类似于 WorkFlowy 或者 幕布。列表项的内容可以是任意类型的 Block,文字、图片甚至是 Page 都可以。想要将一个列表项向后推一个级别,按 Tab 键即可;向前推一个级别,按 Shift + Tab 。其实使用拖拽的方式组织列表的结构也很方便。

特别想说的是 可收起/展开的列表 (Toggle List)。点击一下前面的小三角形就能收起/展开。若列表下的内容太多了,占据了 Page 的大量空间,在不看的时候就可以点击小三角形把列表收起,极大地保证了笔记的整洁,需要看的时候再展开即可。

可收起/展开的列表
可收起/展开的列表

嵌入文档、文件、网页、书签、视频

免费用户的单个文件大小限制是 5 MB(嵌入在线视频不受大小限制)。

评论

有权访问该 Page 的其它用户(权限由 Page 的所有者设定),可以在 Page 的任意位置、为任何 Block 发表评论,这对于团队协作是很方便的。

对 Block 进行评论
对 Block 进行评论

灵便的布局和重组:随意拖拽 自由排列

曾经,重组笔记内容是我的噩梦,要复制粘贴很久。

在 Notion 中,每一个 Block 都是可以拖拽的,鼠标抓住 Block 左上方的那个加号 + 即可拖拽 Block;或者选中多个 Block 以后一起拖。

还可以将当前 Page 下的 Block 拖拽到目录里的任意 Page 中,或者把目录中的某个 Page 拖到当前 Page 中成为一个子 Page。

Notion 的布局很灵活, Block 不但可以上下排列,还可以左右并排 ,可以通过拖拽两个 Block 之前的中隔线调整他们的比例。但是又不像 One Note 那种完全随意的摆放,Block 必须放在另一个上/下/左/右中的一个位置。这其实是 栅格布局 ,在保证灵活性的同时,又不至于太乱。

Notion 的随意拖拽和栅格排列,给用户一种 操纵感 驾驭感 ,能够以极低的操作成本布局甚至重组笔记。

随意拖拽(甚至拖拽到另一笔记中) 栅格排列
随意拖拽(甚至拖拽到另一笔记中) 栅格排列

搜索

搜索是电子笔记相比纸质笔记最大的优势。Notion 的搜索是全文检索,通过点击左栏(目录栏)上的 Quick Find 或者按下 Cmd + / (Windows 下是 Ctrl + / )。搜索速度还不错,呈现也比印象笔记要友好得多: 如果搜索结果是标题,则只显示 Page 标题;若搜索结果在文中,则会显示所在 Page 的标题,以及在文中所出现位置的上下文(而不是把所有符合条件的笔记以统一的、简单的方式用一个列表罗列出来,让你自己在列表中再找一遍)。

美中不足的是暂时还不能添加筛选条件,如印象笔记里的标签筛选、笔记本筛选以及高级搜索语法。

搜索
搜索

更多功能

支持Markdown部分语法

Notion 中有很多便捷的输入方式,有的借鉴了 Markdown 的语法,喜欢 Markdown 的朋友一定会觉得很方便。常用的有:

分享

你可以为 Page 设置权限: 「私有」、「只读」、「读写」。只读(Read Only)和读写(Full Access)状态下别人可以通过你分享的链接访问到笔记。读写状态下,别人必须登录 Notion 才能编辑,对未登录的路人依然是只读的。

要给别人分享自己的笔记,设置为只读或读写的权限后, 直接发一个链接给对方即可

同步

Notion 其实是基于 Web 的,几乎所有的修改都是 实时 的。比如你现在在 Mac 客户端上进行了改动,在 Safari 上马上就可以看到变化, 甚至不用刷新页面

在 Page 内链接另一个 Page

可以在 Page 内添加另一个 Page 的链接(而不需要把另一个 Page 复制过来)。这种弹性的组织关系让 Page 之前不仅是严格的上下级关系,还可以是 交叉的网络拓扑

导入

可以将 Google Docs、印象笔记、HTML 等导入,自动生成笔记。

导出

目前可以导出为 PDF 和 Markdown。

集成 Slack

可以在 Slack 的某一个 Channel 中订阅某个 Page,当这个 Page 被编辑、评论的时候会在 Slack 对应的 Channel 中发布通知。

历史版本

谁都会有手滑的时候。Notion 会为免费用户的每一条 Page 保存 3 天的版本记录。我曾经就手滑不小心删除了一些重要信息,这一功能挽回了我一整天的工作量。

历史版本回滚
历史版本回滚

应用场景

Notion 的应用场景相当丰富。

个人认为最好用的是作为 知识库 。文档、图片、网页、书签、视频随意嵌入,可收起的列表,灵活的布局,便捷的拖拽,无限的层级,链接到其它任意 Page,十分强大便捷。

几种List配合使用,完全可以替代 WorkFlowy、幕布、OmniOutliner 这些 大纲类应用

还可用作 项目管理工具 ,由于它灵活的布局和编辑的拖拽,完全可以像 Trello 那样使用。

像Trello一样布局和使用
像Trello一样布局和使用

在少数派里有印象笔记的各种使用技巧,各种场景下的使用方法。其实印象笔记在设计上的各种壁垒,导致用户在基于不同场景和需求的使用中需要想出各种各样的「使用技巧」来曲线救国,是很让用户难受的。

展望未来

Notion 毕竟很年轻,很多功能还不完善。

以下是官网上贴出的接下来将实现的功能:

iOS 客户端 标签 表格 邮件通知 更强大的任务管理 都在路上了,非常令人期待。

Notion 的哲学

大道至简 一切皆是 Block

在 Notion 里没有笔记本(甚至笔记本组)、文件夹、笔记、文档、文件这些繁复的、界限模糊的概念,Notion 里只有「Block」这一概念。一段文字是一个 Block,一个列表是一个 Block,一张图片是一个 Block,甚至一个 Page 也是一个 Block。正是因为把所有内容都抽象成了 Block,才给予了 Notion 极大的灵活性。

而 Block 的多种类型又提供了各种丰富的功能。而且若要加入新功能,只需要扩展 Block 的类型即可,Notion 的整体逻辑依然牢不可破。这让我联系起了道家的思想:

一生二,二生三,三生万物。

Notion 在简单和强大之间找到了一个巧妙的平衡点,而这个平衡点,就是 Block

自由拖拽 栅格布局

拖拽这样的交互形式,无论在 PC 还是在移动设备上都非常方便。传统纸质笔记要重组内容,要么重写一遍,要么把纸撕碎了拼凑;印象笔记重组内容得靠剪切和粘贴,就算在电脑上还能忍,在移动设备上频繁剪切粘贴简直不可想象。

Notion 的「栅格布局」,也是在印象笔记的的「无布局」和 One Note 的「随意布局」之间取得了平衡。既保证了布局的灵活性,又不至于过度随意而不可控,保持着有序。

如何上手

免费用户和 Pro 用户

免费用户的套餐是:

Pro 用户的月供是 8 美元,提供了:

免费用户如何赚取无限 Block

邀请 6 个用户后获得无限 Block
邀请 6 个用户后获得无限 Block

我至今一直是免费用户,但是有了无限的 Block 以后觉得完全够用了,暂时不需要付费。现在 Notion 处于扩大用户数量的阶段,所以有这样的优惠政策,不知道什么时候就不能这样赚 Block 了,所以大家抓紧了呀!

结语

Notion 的强大而便捷、自由而有序,让它在很多应用场景中都能做到游刃有余。虽然还有一些不足,但是相信随着时间的推移,这款年轻的应用会逐渐丰满它的羽翼。也希望它能够在笔记类应用的这片山林中,尽快找到自己的立足之地。

作者:少数派
少数派发现优质应用、游戏与设备周边,撰写客观深度的评测,制作实用易懂的教程,以少数人的力量,改变多数人的数字生活。

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