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从帝都移居广州,我用画图全部搞定-20150926早读课

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作者:水菱姑娘, 思维导图 讲师。作者授权 早读课 发表,转载请联系作者。
公众号:slgn629
原文链接: http://www.jianshu.com/p/b0af392b0396

2013年初,燕郊刚下过一场雪。离开上一家培训公司的我在冰天雪地里拖着行李箱,踏上了南下的旅途。

谁也不会料到,在回来的15天内,我便顺利地在北京打包行李、寄到广州,又在广州找到理想的房子、搬家收拾妥当,并且中间辗转宁夏、甘肃、江西培训。

而在接下来的15天内,又顺利地在广州找到了新的工作,开始正式立足广州。


对于一个还未满23岁的姑娘来说,这一切来得似乎太过顺利。面对搬家、租房、预算、时间、工作等一系列复杂的安排,在这背后支撑着我的,只是几支笔,与几张A4纸而已。

【我的第一张图——WBS】

WBS (Work Breakdown Structure) :工作分解结构图。以可交付成果为导向,对项目要素进行分组。它是项目管理中计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划等的重要基础。

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对于转移城市生活来说,需要考虑的层面非常之多。比如怎样快速找到符合自己预算的房子?在找到房子之前住在哪里?比如手头的存款足够支撑你过多久没有收入的生活?在此期间你准备如何增加收入?再比如行李怎样打包、找哪家物流公司……等等等等诸如此类的事务,会让你感到鸭梨山大。

一个WBS图就可以很好地帮你分析自己的现状,并作出规划了。首先,我的项目名称叫做“广州计划”,就是指从燕郊搬到广州生活的计划。

第一步, 规划自己的目标 。我的目标很简单,就是在最短时间内搬家至广州,并且在广州立足;

第二步, 确定项目分解方式 。我从金钱、租房、搬家、生活、工作、学习(当然要不断学习!)六个方面来进行分解;

第三步, 对各个项目进行分解 。需要比较详细的计划,比如“租房”一栏,我的预计时间在3.17~4.17完成( 实际完成是4.4~4.8,用了四天时间就完成。为什么这样快?看下一张图就明白啦 ),还有找房的方式( 每天在网上寻找1个番茄钟。关于番茄钟的内容以后会专门分享么么哒 ),以及房租的预算(1800,押一付三),还有最后的可交付成果(4.17日前找到住所)。每一个子项目都会按照这样的方式来分解;

第四步, 画出WBS结构图 。如上图所示;

第五部, 继续细分 。详细到可以对每一项进行估算(成本和时间);第六步,验证上述分解的正确性;第七步,编号;第八步,不断修正……

当然,WBS有很多相关的要求,这些都可以百度得到。我也是对照着百度来的步骤,尝试一步步这样进行。还有很多可以提升的地方,但对于当时自己的状况来说,已经大有帮助。这样一张图的优点在于可以非常直观地了解到整个搬家项目的明细,让整个项目有序地进行推动。

那么,怎样才能更加直观地掌控和调整时间的安排呢?那就该用到下一张图了——


【我的第二张图——甘特图】

甘特图(Ggantt chart) :以图示的方式,通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。纵轴表示项目,横轴表示时间。

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对于分解后的WBS图来说,很多子项目是可以并行进行的(比如网上找房和读书学习),而另一些子项目是需要有先后顺序的(比如租房和搬家)。要想直观地推进这些相互关联的子项目,最好的方式就是用甘特图来表示了。

第一步, 明确项目相关的各项活动、项目。 包括名称、顺序、开始时间、结束时间、任务类型和依赖于哪一项任务。这一步,可以参照上面的WBS进行确定,所以我的子项目分类依旧是六个方面(为了省事儿没有分类到更加详细);

第二步, 创建甘特图草图 。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。由于是手绘,于是又用不同的色彩来突出标注每个项目的进度安排;

第三步, 确定项目活动依赖关系及时序进度 。在草图上标注好之后,对各个项目联系起来进行安排,并确保关键路径过长(关于关键路径,当时自己并未自学,之后在学习项目管理课程时才有了更进一步的了解,所以当时并未有明确的概念);

第四步, 计算单项活动任务的时间 。可以参照之前WBS图的相关时间,并进行微调;

第五步, 计算整个项目时间

在绘制完甘特图之后,我发现对于整个搬家项目的推动,又在时间层面有了更多的掌控。这样即便是中间遇到突发事件(比如期间跑去江西培训),整个项目的推动也可以及时作出调整。


【我的第三张图—— 思维导图

作为09年开始疯狂绘制思维导图的我来说,已经尝试绘制过很多类型的导图了。但这一次的“租房导图”,又与常见的导图有了一些不同。

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这是一幅带有加权评估的导图,为我寻找理想中的房屋提供了强大的帮助。用这张导图,我在到达广州的第四天,就搬进了理想的房子(前期地段已经选好),并且一直居住至今(接下来就该画买房评估导图哈哈哈)。

租房评估导图的绘制过程如下:

第一步: 罗列找房的相关评估要素(一级分支) 。对于寻找理想中的房子,我考虑了位置、环境、配套和价位四个维度;

第二步: 完善各个维度的二级分支 。比如“位置”的二级分支,是“离地铁近”和“离图书馆近”,再加上具体可以评估的标准,比如“离地铁步行小于15分钟”,“离图书馆地铁小于30分钟”;

第三步: 为每一个二级分支设定权重 。满分为十分,每个二级分支有各自的权重,代表着在我心目中的重要性。比如权重最高的,就是“离地铁步行小于15分钟”,占了2.5分(25%),而“价格&位置”中的“楼层高于4楼”只占了0.5分(5%),也就是说楼层对于我来说问题不是太大;

第四步: 制定选择标准 。我设定了,如果在中介看到的房子,加权评估大于6的话,那就纳入可以考虑的范围。而有两套以上大于6的房子,就准备选择得分更高的作为租房的选择。


进行到这一步,我在广州的生活也已接近稳定了。而这一切,不只是因为WBS图、甘特图或思维导图。而是因为,我用纸和笔为自己创建了一个 外部的管理系统

当你在工作或生活当中,遇到“好复杂啊头好大”的项目的时候,只要拿起笔来,把它们分解、整理、排序、优化,你就会发现它变成一项项简单、清晰、可执行的动作。

而这些通常只会在工作中见到的工具,对生活也是同样有效的。

不妨现在就拿起纸笔,从小的“项目”开始练手吧!

这样,当你遇到更大的项目时,就能够轻松搞定啦^_^~

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作者:互联网早读课
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